Université de Maurice: KPMG relève des carences organisationnelles

Le rapport de KPMG sur la gestion des ressources humaines de l’UoM révèle que l’institution va à l’opposé des normes internationales. Il n’y a pas eu de planification au fur et à mesure que l’université grandissait.

Avec plusieurs dizaines de millions de déficit et une masse salariale élevée, l’université de Maurice (UoM) a du mal à respirer financièrement. Les salaires des employés de l’UoM représentent 78 % de ses dépenses. Ce qui empêche l’institution d’investir dans la recherche. La mauvaise gestion des ressources humaines est l’une des principales causes de cette situation, indique la firme d’audit KPMG. Le Défi Quotidien s’est procuré une copie du rapport final sur le déploiement des ressources humaines à l’UoM. Il révèle plusieurs défauts systémiques. Premier constat : à travers les universités du monde, la hiérarchie est généralement composée de 30 différents grades (niveau 1, niveau 2, etc.) entre le ‘top leadership’ et les employés au bas de l’échelle. À l’UoM, on compte pas mois de 63 grades, soit plus du double, pour un total de 114 postes. Le rapport relève également que 40 de ces grades, soit 63 % du total, ne comprennent qu’un seul poste. KPMG en conclut que ces grades ont été inventés, sans planification, au fil des ans, pour la création de nouveaux postes. Autre indice de cette absence de planification : 62 % des employés de l’UoM travaillent dans huit grades, alors que les 38 % restants sont répartis dans 55 grades. Conséquence : l’on note un ralentissement du processus de prise de décision, des coûts plus élevés, un surplus de managers et de superviseurs, une rigidité et des problèmes de communication. La deuxième anomalie décelée concerne une bizarre inversion de la pyramide organisationnelle. Généralement, ceux qui sont au sommet ont une poignée de subordonnés sous leurs ordres. à titre d’exemple, un directeur d’entreprise aura quatre chefs de département sous son contrôle direct et chacun d’eux contrôle, à son tour, une dizaine d’employés. À l’UoM, c’est le contraire qui se passe. Au sommet, le ratio est de 1:6 (un chef contrôle six subordonnés), alors qu’au bas de l’échelle, cela descend à 1:2. KPMG note, dans certains cas, une concentration de ‘1 to 1 reporting’. À savoir qu’un supérieur à l’UoM peut souvent n’être le chef que d’une seule personne. C’est le symptôme d’une organisation qui a grandi en l’absence de toute planification, soutient KPMG.

Trop d’heures supplémentairs

Le rapport relève aussi le nombre anormalement élevé de secrétaires confidentiels. Le ratio normal est de 1:20 (un secrétaire confidentiel pour 20 employés), mais au bureau du Pro  vice-Chancelier (VC) Academia, il est de 1:2,3 ; aux ressources humaines de 1:9 ; au Pro VC Planning & Resource, 1:1,25 ; au bureau du VC 1:5,8. Les 86 secrétaires confidentiels représentent 10 % des emplois de l’UoM et coûtent Rs 26,7 millions en termes de salaires par an. La solution ? Revoir toute la structure de l’UoM et évaluer chaque poste. Cela aiderait également à réduire le volume exorbitant des heures supplémentaires que paie l’UoM pour le ‘Services Department’. En 2014, ce département a coûté Rs 31,6 millions en heures supplémentaires à l’UoM, soit 48 % du total. Les heures supplémentaires représentent 42 % des revenus annuels des employés de ce département, alors que dans les autres, ce chiffre n’est que de 5 %.