Un document officiel émanant du ministère des Finances a été diffusé fin août aux différents ministères et départements de la fonction publique. Ce rappel à l’ordre souligne l’importance d’une gestion rigoureuse des entrepôts et des stocks. Il insiste sur les responsabilités des Officers-in-Charge (OIC) des entrepôts, ainsi que des officiers comptables, pour éviter tout gaspillage des fonds publics.
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Pratiques de gestion irréprochables indispensables
Le ministère des Finances a fermement rappelé que la gestion des stocks représente un pilier essentiel du fonctionnement des services publics. Avec des ressources financières substantielles immobilisées dans les inventaires, la bonne gestion des entrepôts devient non seulement une question de bon sens économique, mais aussi un devoir moral envers les contribuables.
Les OIC ont été spécifiquement rappelés à l’ordre quant à leur obligation de veiller à ce que la gestion des stocks soit faite de manière efficace et responsable, couvrant l’ensemble des activités liées au stockage, à la distribution et à la maintenance des biens publics. Les OIC et les officiers comptables sont directement responsables de l’intégrité ainsi que de la sécurité des stocks sous leur supervision.
Ils doivent ainsi s’assurer que les biens reçus soient conformes aux spécifications contractuelles et qu’ils soient dûment enregistrés dans les registres des entrepôts, que ce soit électroniquement ou manuellement. Le document souligne que les pratiques inadéquates de gestion des stocks peuvent entraîner des pertes financières considérables pour l’État, ce qui justifie la mise en œuvre stricte de bonnes pratiques pour éviter tout gaspillage.
Inspection des biens reçus : une obligation non négociable
Un autre aspect central du document concerne l’importance de l’inspection et de la vérification des biens reçus dans les entrepôts publics. Les OIC ont été rappelés à l’ordre quant à la nécessité de vérifier minutieusement les quantités et la qualité des biens livrés par les fournisseurs.
« Chaque bien doit être inspecté pour s’assurer qu’il est conforme aux spécifications techniques, aux échantillons approuvés ou aux normes contractuelles en vigueur. Le ministère a insisté pour que les OIC refusent catégoriquement tout bien ne répondant pas aux spécifications requises et qu’ils notifient immédiatement les services du Procurement pour action corrective », peut-on lire.
Dans le cas des biens importés en particulier, le ministère des Finances a souligné que toutes les caisses ainsi que tous les colis doivent être ouverts et les contenus vérifiés en présence d’au moins deux officiers, conformément aux documents d’accompagnement, tels que les factures des fournisseurs et les listes de marchandises. S’il y a une divergence entre la quantité du bien reçu et celle indiquée sur les documents, les OIC sont tenus d’agir sans délai pour rectifier la situation, notamment en informant la section des finances pour s’assurer que les paiements effectués sont en ordre.
Les officiers comptables ont, pour leur part, ont reçu un rappel à l’ordre sur leur devoir de maintenir un registre complet des emplacements des entrepôts, de veiller à ce que ces derniers disposent d’une capacité de stockage adéquate et de garantir que toutes les installations nécessaires à la sauvegarde des biens sont en place, incluant des systèmes de sécurité ainsi que de contrôle d’accès électroniques, si applicable.
Surveillance accrue pour éviter les gaspillages et minimiser les risques
Le document tient aussi à rappeler que la gestion des stocks ne se limite pas à la réception et à l’enregistrement des biens. Il met en exergue l’importance de maintenir les biens dans des conditions optimales de stockage pour prévenir les pertes dues à l’obsolescence, à l’expiration des produits, aux ravages des nuisibles, aux inondations ou aux vols. Le ministère des Finances a rappelé que les biens ne doivent en aucun cas être entreposés à même le sol, mais plutôt sur des étagères, des palettes ou des bacs, selon le type de produits.
Les biens sensibles à la température, tels que les vaccins ou les produits congelés, doivent être stockés dans des conditions spécifiques pour préserver leur intégrité. Les marchandises inflammables et autres produits dangereux doivent être entreposés dans un bâtiment séparé, clairement identifié par les panneaux d’avertissement appropriés.
Il est aussi rappelé que les OIC doivent veiller à ce que les niveaux de stock sont constamment surveillés afin d’éviter les situations de rupture de stock ou de surstockage. Le document insiste sur l’établissement de niveaux minimums, maximums et de réapprovisionnement pour chaque type de bien. Ces contrôles sont essentiels pour optimiser la capacité de stockage et garantir que les ressources sont disponibles au moment voulu.
Vérifications annuelles et responsabilités comptables
Le ministère des Finances a réitéré l’importance des vérifications physiques annuelles des stocks, une responsabilité qui incombe aux officiers comptables. Ces exercices doivent être organisés par une équipe distincte des responsables de l’entrepôt et inclure un officier de contrôle interne pour assurer la transparence du processus. Un rapport de vérification doit être remis au Directeur du département des appels d’offres dans les deux semaines suivant la fin de l’exercice, avec des recommandations pour toute action corrective jugée nécessaire.
Les responsables de départements ont également été fermement rappelés à l’ordre quant à leur devoir de remédier aux problèmes identifiés lors des vérifications annuelles. Le document précise que les responsables de toute faille dans la gestion des stocks ou dans la mise en œuvre des recommandations seront strictement sanctionnés, afin de préserver l’intégrité des finances publiques.
Stockage de médicaments
L’Audit avait décelé plusieurs failles
Le dernier rapport de l’Audit avait consacré un volet entier au « warehousing », en mettant en lumière des problèmes critiques au sein de la Central Supplies Division (CSD), responsable du stockage des fournitures pharmaceutiques et médicales. Il est mentionné que la CSD est hébergée dans un bâtiment datant de 1965, qui n’est donc plus adapté ou adéquat pour le stockage.
En raison des contraintes d’espace, les stocks de médicaments et autres articles sont répartis dans divers entrepôts situés à Castel, Pailles, Plaine-Lauzun, Pointe-aux-Sables et La Rosa. Au 30 juin 2023, la valeur des produits pharmaceutiques et médicaux détenus par la CSD s’élevait à environ Rs 1,8 milliard.
Le rapport avait aussi souligné des conditions de stockage déplorables dans certains entrepôts, identifiant plusieurs problèmes critiques :
- Fuites d’eau : Des infiltrations d’eau ont été observées à plusieurs endroits et les plafonds de certains magasins sont en mauvais état, posant des risques sanitaires majeurs.
- Climatiseurs défectueux : Quatre pièces à la CSD de Plaine-Lauzun, ainsi que des sections de l’ex-Tobacco Board et du rez-de-chaussée de la CSD Castel, ne disposent pas de climatiseurs fonctionnels, alors que les produits pharmaceutiques doivent être conservés à des températures comprises entre 25°C et 30°C.
- Infestation de rats : À la CSD de Plaine-Lauzun, les entrepôts sont infestés de rats, entraînant la détérioration de nombreux médicaments, malgré les interventions régulières du personnel de la santé.
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